1. Recevabilité de la lettre suivie
La lettre suivie est recevable, sans conteste possible, mais moins sécurisée juridiquement que le recommandé A.R si l'enjeu est important. Si vous avez expédié des documents importants par lettre suivie à la médecine du travail faite la suivre par une lettre R.A.R. pour confirmer l'expédition de celle-ci à la date prescrite.
Les juges admettent la lettre suivie comme commencement de preuve, sauf si la loi impose la lettre recommandée A.R, alors, la lettre suivie ne suffit pas.
Exemple : l'obligation de la lettre R.A.R. - valant notification en la forme ordinaire - pour contester un avis médical (Art. R4624-45 du Code du travail) Pour contester un avis médical, la lettre recommandée A.R est obligatoire, quoique la lettre suivie soit recevable pour envoyer la plupart des documents médicaux à la médecine du travail. Le service ne refusera pas votre courrier. En cas de désaccord, le recommandé A.R a plus de poids. En effet, la lettre suivie peut être contestée par cette phrase classique : « je n'ai jamais eu ce document en main ». Une autre option de dépôt d'un dossier peut s'envisager, voir avec le secrétariat de la médecine du travail s'il accepte le dépôt sur place des certificats et dossiers contre récépissé, ou l'envoi par mail sécurisé.
2. Lettre suivie bien arrivée à la médecine du travail mais sans réponse du secrétariat
Votre lettre suivie est bien arrivée mais lorsque vous avez demandé par mail à la médecine du travail si le médecin l'a bien reçue, vous n'avez pas obtenu en retour de réponse, est ce normal ?
Rien de plus normal pour la médecine du travail, hélas ! mais rien n'est perdu ; en effet, le secrétariat ne peut pas vous confirmer par mail que le médecin du travail a bien reçu votre certificat ou votre dossier. C’est une information couverte par le secret médical et puis, le secrétariat de la médecine du travail répond rarement aux mails sur le contenu des dossiers. En outre, les services de prévention et de santé au travail sont souvent débordés ; en conséquence, répondre aux mails de suivi n’est pas leur priorité absolue en soi. Il faut savoir qu'aucun texte de loi n’oblige le service de la médecine du travail d'accuser réception d’un courrier simple ou suivi. Seul le recommandé A.R lui impose une signature obligatoire.
Envoyez la lettre recommandée A.R. dès que vous réalisez avoir expédié un document à la médecine du travail par lettre suivie alors que vous auriez dû l'envoyer sous pli affranchi R.A.R, s'agissant d'une contestation médicale, par exemple. Ainsi, vous pouvez consolider votre dossier, sauf que ça ne remplace pas la lettre recommandée A.R initiale - valant notification en la forme ordinaire - si le Code du Travail l'impose.
3. Comment faire ?
Joindre la photocopie du récépissé de suivie de la Poste (Y joindre, aussi et de nouveau, la copie des documents originaux que vous avez déjà expédiés par lettre suivie).. Juridiquement, la lettre A.R ne « transforme » pas rétroactivement la lettre suivie en recommandé, elle prouve seulement qu’à la date du recommandé A.R vous informez la médecine du travail de votre envoi initial en y apportant la preuve de l'expédition de votre dossier sous pli affranchi « lettre suivie » dans les délais. Devant un juge, votre bonne foi ne pourra pas être mise en cause, sachant que la médecine du travail ne pourra pas ignorer l'existence de votre envoi confirmé par lettre R.A.R, sous prétexte qu'elle ne l'a pas reçu. En effet, le suivi par la Poste prouve la date d'expédition initiale et la lettre R.A.R confirmant la réception par la médecine du travail de votre certificat ou dossier.
Exemple de lettre R.A.R de confirmation d'envoi d'une lettre suivie à expédier à la médecine du travail :
« J'ai l'honneur et l'avantage de vous confirmer l'expédition de mon document par lettre suivie n°(untel) en date du (...), dont preuve de dépôt et de distribution ci-jointe. Je vous prie de bien vouloir m’en accuser réception ».
Résumé
La lettre suivie est recevable parce qu'elle parvient bien dans la boite aux lettres de votre destinataire mais non en main propre - comme la lettre R.A.R - qu'il est obligé de signer accusant, ainsi, réception de celle-ci. Les juges admettent la lettre suivie comme commencement de preuve, ils n’exigent pas forcément un recommandé A.R. pour constater la date d’un envoi mais rien ne vaut la lettre R.A.R. s'agissant d'expédier des documents importants et particulièrement à la médecine du travail, entre autres.
